Daten an verantwortlicher Stelle sammeln und abfragen
Niemand hat so viele Informationen über eine Veranstaltung wie derjenige, der diese Veranstaltung plant und durchführt. raum]für[raum agiert dabei als das Medium, mit dessen Hilfe diese Daten gesammelt und in eine normierte Form überführt werden. Nach der erfolgreich durchgeführten Veranstaltung kann raum]für[raum durch den intelligenten SOLL-IST-Abgleich auch nur die tatsächlich benötigten Ressourcen und Dienstleistungen für eine aufwandsbezogene Abrechnung bereitstellen. Wird raum]für[raum in den unternehmenseigenen Workflow für die Abrechnung von Veranstaltungen eingebunden, so können bereits im Vorfeld auf den relevanten Kostenstellen Projektnummern (Abrechnungsnummern) angefordert werden, über die dann später die Veranstaltung abgerechnet wird. Die Übernahme in das Abrechnungssystem kann dabei automatisch erfolgen. Dies spart viel Zeit und vermeidet Fehler. Die Verantwortung für die richtigen Zahlen wird so demjenigen übertragen, der für die Veranstaltung verantwortlich ist. Zugleich erhält dieser Mitarbeiter eine direkte Übersicht über alle Ressourcen, die bei der Veranstaltung benötigt werden und kann so im Vorfeld schon unangenehmen Überraschungen entgegenwirken.
Über die Statistikfunktionen von raum]für[raum wird so auch ein Controlling vereinfacht. Verbrauchte Ressourcen können leichter auf Plausibilität geprüft werden und ermöglichen in vielen Fällen erst ein effektives Controlling. Die Daten aus den Statistiken können auch für Mengen- und Preisverhandlungen mit externen Lieferanten benutzt werden. Der tatsächliche Verbrauch kann exakt ermittelt und braucht nicht mehr geschätzt zu werden.
